المحاسبة على المكشوف
كل قيد نسجّله، منشور مسبقاً
تطلب منك معظم برامج إدارة العقارات أن تثق بمحاسبتها. وهذه محاسبتنا كاملةً قبل أن تدفع شيئاً — القيد المدين والدائن بالضبط لستة عشر سيناريو ينبغي لأي محاسب اختبارها قبل اعتماد أي نظام.
السيناريوهات الستة عشر
معمولة على مثال واحد متسق: إيجار سنوي قدره ١٠٠٬٠٠٠ درهم يُسدَّد بأربعة شيكات قيمة كل منها ٢٥٬٠٠٠ درهم، ورسوم إدارة ٥٪، وتأمين ٥٪. وكل سطر أدناه ينتج عن قالب قيد مُسمّى — فالموظف يختار القالب، ولا يختار الحسابات إطلاقاً.
-
01
استلام الإيجار بشيك مؤجل
يسلّم المستأجر شيكاً بتاريخ شهر لاحق. ولم يُودَع شيء في المصرف بعد.
استلام الإيجار بشيك مؤجل الحساب مدين دائن 1003 شيكات إيجار مؤجلة لدى المكتب 25,000.00 2006 أموال مستحقة للمالك 25,000.00 لماذا: الشيك أصل في حوزة المكتب، ويقابله التزام مساوٍ تجاه المالك. ولا ينشأ هنا إيراد ولا ضريبة، لأن هذه الأموال ليست ملكاً للمكتب.
-
02
إيداع الشيك وتحصيله
إيداع الشيك وتحصيله الحساب مدين دائن 1002 الحساب المصرفي — درهم 25,000.00 1003 شيكات إيجار مؤجلة لدى المكتب 25,000.00 لماذا: يتحول أصل إلى أصل آخر. ولا يتغير ما يدين به المكتب للمالك، إذ اعتُرف به أصلاً عند استلام الشيك.
-
03
خصم رسوم الإدارة من الإيجار
٥٪ من الإيجار السنوي، وهو الترتيب المعتاد في الإمارات: يستقطع المكتب رسومه من أموال في حوزته أصلاً.
خصم رسوم الإدارة من الإيجار الحساب مدين دائن 2006 أموال مستحقة للمالك 5,250.00 3002 إيرادات رسوم الإدارة 5,000.00 2003 ضريبة القيمة المضافة المستحقة — ٥٪ 250.00 لماذا: هنا يكسب المكتب شيئاً أخيراً — وهي النقطة الوحيدة التي تنشأ فيها ضريبة المخرجات في دورة الإيجار. وينخفض ما يدين به المكتب للمالك بمقدار الرسوم مضافاً إليها ضريبتها.
-
04
سداد مستحقات المالك
سداد مستحقات المالك الحساب مدين دائن 2006 أموال مستحقة للمالك 19,750.00 1002 الحساب المصرفي — درهم 19,750.00 لماذا: يُسوَّى الالتزام نقداً. وبعد ذلك يصبح رصيد المالك صفراً عن الفترة — وهو بالضبط ما يعرضه له تقرير كشف حساب المالك.
-
05
ارتجاع الشيك — قبل إيداعه
يعلم المكتب أن الشيك لن يُصرف بينما لا يزال في الخزنة.
ارتجاع الشيك — قبل إيداعه الحساب مدين دائن 1005 ذمم مدينة — إيجار 25,000.00 1003 شيكات إيجار مؤجلة لدى المكتب 25,000.00 لماذا: لا يُمَسّ الحساب المصرفي إطلاقاً، لأن الشيك لم يصل إليه. فالشيك المحتفَظ به يتحول ببساطة إلى دين على المستأجر.
-
06
ارتجاع الشيك — بعد إيداعه
قيّد المصرف المبلغ ثم عكسه. وهذا قيد مختلف، ومعظم الأنظمة لا تملك سوى قيد واحد.
ارتجاع الشيك — بعد إيداعه الحساب مدين دائن 1005 ذمم مدينة — إيجار 25,000.00 1002 الحساب المصرفي — درهم 25,000.00 لماذا: لأن المبلغ وصل المصرف فعلاً، فلا بد من جعل المصرف دائناً لعكسه. ولو سُجِّل القيد السابق هنا لبقي رصيد المصرف مضخّماً بصفة دائمة — وهو خطأ تسوية يصعب اكتشافه لاحقاً.
-
07
تحصيل الشيك المرتجع من المستأجر
تحصيل الشيك المرتجع من المستأجر الحساب مدين دائن 1002 الحساب المصرفي — درهم 25,000.00 1005 ذمم مدينة — إيجار 25,000.00 لماذا: يُسدَّد الدين. ولأن الحسابين ١٠٠٥ و١٠٠٦ وحدهما يمثلان أموالاً مستحقة فعلاً للمكتب، يبقى تقرير أعمار الذمم ذا دلالة.
-
08
استلام مبلغ التأمين
استلام مبلغ التأمين الحساب مدين دائن 1004 شيكات تأمين مؤجلة لدى المكتب 5,000.00 2001 تأمينات مستحقة الرد 5,000.00 لماذا: يُحتفظ به منفصلاً عن شيكات الإيجار، ويُعترف به التزاماً من اليوم الأول، لأنه سيعود إلى المستأجر في نهاية المطاف.
-
09
رد مبلغ التأمين عند انتهاء الإيجار
رد مبلغ التأمين عند انتهاء الإيجار الحساب مدين دائن 2001 تأمينات مستحقة الرد 5,000.00 1004 شيكات تأمين مؤجلة لدى المكتب 5,000.00 لماذا: يتقاصّ الالتزام مع الشيك المحتفَظ به. ولم يمر شيء عبر الإيرادات إطلاقاً — وهذا هو المقصود.
-
10
إيداع مبلغ التأمين بعد إخلال المستأجر
إيداع مبلغ التأمين بعد إخلال المستأجر الحساب مدين دائن 1002 الحساب المصرفي — درهم 5,000.00 1004 شيكات تأمين مؤجلة لدى المكتب 5,000.00 لماذا: إيداع التأمين لا يُسقط الالتزام بذاته — إذ يبقى الحساب ٢٠٠١ مفتوحاً حتى يقرر المكتب ما الذي ستُخصَّم منه هذه الأموال فعلياً.
-
11
عمولة التأجير المحصّلة من المستأجر
عمولة التأجير المحصّلة من المستأجر الحساب مدين دائن 1002 الحساب المصرفي — درهم 5,250.00 3003 إيرادات عمولة التأجير 5,000.00 2003 ضريبة القيمة المضافة المستحقة — ٥٪ 250.00 لماذا: تأتي العمولة من المستأجر وهي إيراد خاص بالمكتب، ولذلك تُسجَّل بمعزل عن رسوم الإدارة التي يدفعها المالك. والخلط بينهما سبب شائع لأرقام إيرادات خاطئة.
-
12
صرف حصة الوكيل من العمولة
صرف حصة الوكيل من العمولة الحساب مدين دائن 4001 مصروف عمولة الوكيل 2,000.00 1002 الحساب المصرفي — درهم 2,000.00 لماذا: تُضبط نسب التقسيم مرة واحدة لكل وكيل وموظف، ولذلك يُحتسب هذا المبلغ آلياً بدل إدخاله يدوياً.
-
13
تنفيذ إصلاح وإعادة تحميل تكلفته، والمقاول مسجَّل ضريبياً
يصدر المقاول فاتورة بمبلغ ١٬٠٥٠ درهماً شاملة الضريبة. وتُعاد تكلفتها على المالك.
تنفيذ إصلاح وإعادة تحميل تكلفته، والمقاول مسجَّل ضريبياً الحساب مدين دائن 1010 ذمم مدينة — إصلاحات 1,000.00 1008 ضريبة القيمة المضافة القابلة للاسترداد — مدخلات 50.00 2008 ذمم دائنة — الموردون 1,050.00 لماذا: تستخدم الإصلاحات المعاد تحميلها الحساب ١٠١٠ عمداً، لا حساب ذمم الإيجار ١٠٠٥ — وإلا امتلأ تقرير أعمار الذمم، الموجود لإظهار ديون الشيكات المرتجعة، بتكاليف الإصلاح دون أن يلاحظ أحد. كما تُسترد ضريبة المدخلات بدل دفنها ضمن المصروف.
-
14
سداد مستحقات المقاول
سداد مستحقات المقاول الحساب مدين دائن 2008 ذمم دائنة — الموردون 1,050.00 1002 الحساب المصرفي — درهم 1,050.00 لماذا: إلى أن يُسجَّل هذا القيد، يمثل رصيد الحساب ٢٠٠٨ أعمالاً منجزة لم يسددها المكتب بعد. وثمة شاشة في النظام لا تعرض سوى هذا الرقم.
-
15
مصروف تشغيلي بضريبة قابلة للاسترداد
مصروف تشغيلي بضريبة قابلة للاسترداد الحساب مدين دائن 4007 المرافق والإنترنت 1,000.00 1008 ضريبة القيمة المضافة القابلة للاسترداد — مدخلات 50.00 1002 الحساب المصرفي — درهم 1,050.00 لماذا: قوالب المصروفات التي تحمل ضريبة تفصلها آلياً. أما الرسوم المصرفية فلا تحملها عمداً، لأنها خارج نطاق ضريبة القيمة المضافة.
-
16
سداد ضريبة القيمة المضافة للهيئة الاتحادية للضرائب
سداد ضريبة القيمة المضافة للهيئة الاتحادية للضرائب الحساب مدين دائن 2003 ضريبة القيمة المضافة المستحقة — ٥٪ 200.00 1002 الحساب المصرفي — درهم 200.00 لماذا: ضريبة المخرجات المحصَّلة، ناقصاً ضريبة المدخلات المستردة، هي ما يخرج فعلياً من المصرف. ويُنتج تقرير ضريبة القيمة المضافة طرفَي هذا الرقم عن فترة الإقرار.
السيناريوهات التي ليست قيوداً مفردة
بعض الحالات التي سيسأل عنها المحاسب ليست قيداً واحداً، بل سلوكاً للنظام، ومن الأمانة وصفها على هذا النحو.
تُعالَج الدفعات الجزئية والمقسَّمة عبر وحدة الفوترة لا عبر قالب قيد: إذ تُسجَّل الدفعات بأسلوب الإضافة فقط مقابل الفاتورة، وكل دفعة قابلة للعكس منفردةً، ويمكن ربط كل منها بالشيك الذي سدّدها تحديداً. فإن ارتجع ذلك الشيك لاحقاً، عُكست الدفعة المرتبطة به آلياً.
تحمل إشعارات الدائن تسلسلاً مستقلاً خاصاً بها، وفق ما تقتضيه المادة ٦٠ من قانون ضريبة القيمة المضافة، ولا تُطبَّق قط بتعديل الفاتورة الأصلية. أما إشعارات المدين فهي أحد أنواع الفواتير السبعة المدعومة.
وللإيجار المقدَّم والديون المعدومة وخصومات الإيجار حساب مخصص لكل منها في دليل الحسابات، تُسجَّل عبر قيد يومية عام ليتفق المكتب ومحاسبه على المعالجة حالةً بحالة، بدل أن يفرضها قالب جاهز.
أما إلغاء العقد وانتقال المستأجر بين الوحدات فهما حدثان تشغيليان لا محاسبيان. إذ يغيّران سجلات العقد والشيكات؛ وتبقى أي أموال تحركت مسجَّلة حيث سُجِّلت تماماً، ويُجرى أي تعديل بقيد صريح مستقل قابل للتدقيق.
أسئلة يطرحها المحاسبون
هل يغني بروبرتي ديسك عن برنامج محاسبة منفصل لمكتب تأجير؟
نعم بالنسبة لمكتب التأجير. فلديه دفتر أستاذ مزدوج القيد كامل يضم ٣١ حساباً و٣٢ قالب قيد، وثمانية تقارير مالية تشمل ميزان المراجعة وقائمة الأرباح والخسائر والميزانية العمومية وتقرير ضريبة القيمة المضافة، مع إقفال الفترات وعكس القيود وسجل تدقيق دائم. ويفصل دورٌ مخصص للمحاسب الدفاترَ عن العمليات اليومية. ويُصدَّر كل شيء بصيغة CSV إن فضّل محاسبك أدواته الخاصة.
لماذا لا يظهر الإيجار كإيراد في قائمة الأرباح والخسائر؟
لأنه ليس إيراداً للمكتب. فالإيجار المحصَّل نيابةً عن المالك التزامٌ تجاهه، ويُقيَّد دائناً في الحساب ٢٠٠٦ «أموال مستحقة للمالك». أما إيراد المكتب فهو رسوم الإدارة وعمولة التأجير ورسوم الخدمات الأخرى. وهذا ما يجعل قائمة الأرباح والخسائر تعكس نشاط الوكالة الذي تديره فعلاً.
هل يمكن تعديل قيد مُرحَّل أو حذفه؟
لا. فالقيد المرحَّل نهائي. وتُجرى التصحيحات بالعكس، فيُنشأ قيد مساوٍ ومعاكس ويوسم الأصل بأنه معكوس، فيكون التصحيح ذاته ظاهراً لا مخفياً. ويبقى القيدان كلاهما في مسار التدقيق.
ما الذي يمنع الترحيل إلى فترة أقفلناها بالفعل؟
إقفال الفترات. فبمجرد إقفال الفترة، تُرفض أي محاولة لترحيل قيد أو عكسه بتاريخ يقع داخلها قبل كتابته، بما في ذلك القيود التي تُنشئها آلياً وحدات الفوترة والصيانة والقضايا.
هل معالجة ضريبة القيمة المضافة مناسبة لإقرارنا لدى الهيئة؟
تُفصل ضريبة المخرجات عند نشوئها وتُقيَّد دائنةً في الحساب ٢٠٠٣، وتُفصل ضريبة المدخلات القابلة للاسترداد عن المصروفات وتُقيَّد مدينةً في الحساب ١٠٠٨. ويعطي تقرير الضريبة طرفَي الرقم عن فترة الإقرار المختارة، ويُصدَّر بصيغة CSV. وكما هو الحال مع أي نظام، اعرض المعالجة على محاسبك ليعتمدها وفق ظروفك تحديداً قبل الاعتماد عليها.
هل يمكننا إخراج جميع بياناتنا إذا غادرنا؟
نعم. فكل تقرير من التقارير المالية الثمانية يُصدَّر بصيغة CSV، ويُصدَّر دفتر اليومية الخام كاملاً، وتُصدَّر السجلات التشغيلية — الملاك والمباني والوحدات والمستأجرون والعقود والشيكات — بصيغة CSV من صفحات القوائم. ولا توجد مرحلة تكون فيها بياناتك مقروءة داخل بروبرتي ديسك وحده.
اختبره على دفاترك أنت
أحضِر محاسبك إلى عرض توضيحي وسجّل هذه السيناريوهات على محفظتك أنت. وعشرون دقيقة تكفي عادةً للحسم في الاتجاهين.
احجز عرضاً توضيحياً